Uma das técnicas de produtividade mais antigas é a criação de listas de tarefas clássicas e eficazes. Seja com uma lista mental ou com algo que você está escrevendo, uma lista de tarefas é uma ferramenta essencial na produtividade.
Ao mesmo tempo, as listas também são algumas das ferramentas de produtividade mais confusas do mercado. Muitas pessoas não acreditam que fazer uma lista de tarefas seja uma boa ideia. Vamos ver aqui como fazer uma lista adequada às suas necessidades.
Por que se preocupar com uma lista eficaz de tarefas?
Muitas pessoas pensam que as listas de tarefas são um desperdício de tempo e que realmente tudo o que elas produzem para você é um sentimento constante de culpa pela incapacidade de concluir o que é planejado todos os dias.
Outros acham que a memória é o melhor e que basta fazer uma anotação mental do que temos que fazer. A verdade é que, com a atitude certa, uma lista de tarefas pode ser uma arma de produtividade muito poderosa.
Como não fazer
Antes de pular para estratégias de criação, vale a pena saber com o que você deveria se preocupar ao criar sua própria lista de tarefas. Dois dos erros mais comuns cometidos são:
– As pessoas usam listas para medir se são produtivas.
– Colocam muitos itens na lista.
Se você é alguém que tende a buscar validação, pode ser difícil ter uma lista de tarefas. Haverá dias em que você não será capaz de fazer tudo devido aos diferentes eventos que ocorrem na vida. Isso cria pressão desnecessária e estresse.
Ajudando a manter o foco
Uma lista de tarefas é um guia que você pode consultar quando precisar. Além disso, as técnicas mencionadas abaixo tornarão as listas de tarefas muito mais eficazes para você.
15 estratégias para uma lista de tarefas eficaz
Você verá quão poderosa é uma lista de tarefas, quando considerar as várias táticas que poderá incorporar em uma ou em todas essas tarefas. Ao fazer a lista, não tenha medo de experimentar e misturar várias combinações até encontrar a que melhor combina com você.
1. Divida a lista em duas partes
A primeira estratégia é dividir a lista de atividades em duas partes. Essas duas partes são chamadas de tarefas diárias e tarefas pendentes.
Tarefas diárias são as que você deseja desenvolver regularmente. Por exemplo, se você deseja criar um hábito ou se exercitar de manhã, uma tarefa diária pode ser seguir uma rotina de treinamento de 15 minutos ou caminhar uma hora todos os dias.
Por sua vez, tarefas pendentes são atividades não diárias que você deve executar em algum momento. Pode ser necessário preparar um relatório no trabalho ou fazer uma apresentação. Você pode colocar tudo isso na sua coluna de tarefas.
Essa é uma estratégia eficaz, pois você está economizando toda a bagunça para a qual as pessoas gravitam. As pessoas preenchem suas listas com várias atividades, e muitas delas são tarefas que fariam de qualquer maneira, como fazer compras ou deixar as crianças na casa de um amigo.
2. Limite suas tarefas
Se você achar que dividir sua lista em duas partes é demais para você, vou sugerir que a brevidade seja uma virtude dessas listas. Você pode definir qualquer número de elementos, mas a chave é ter em mente que você tem um limite definido. Algumas pessoas não têm mais que sete tarefas, enquanto outras caem para apenas três. Faça o que fizer você se sentir confortável.
A idéia por trás disso é focar nas tarefas mais importantes que você precisa executar nesse cronograma. Obviamente, há outras coisas que você fará durante o dia, e isso é bom, mas você deve priorizar os itens da sua lista de tarefas antes do final do dia.
3. Use listas de verificação para tarefas complexas
Se você já fez listas limitadas, mas está realizando outras tarefas mais difíceis, minha sugestão é interromper esse trabalho.
4. Eleja as prioridades
Eleja a “tarefa mais importante”. Outra maneira de ver isso é enfrentar a tarefa maior e mais intimidadora primeiro. Por que você quer fazer isso, remonta ao modo como nossos cérebros funcionam.
Você pode se sentir compelido a executar as tarefas mais fáceis primeiro antes de realizar a tarefa maior, mas o problema é que essas tarefas, mesmo as mais fáceis, tendem a drenar sua energia. Além disso, se você tiver um pedido realmente grande para concluir, é provável que esteja pensando em fazê-lo mais tarde. Isso significa que você está gastando mais energia apenas pensando nisso.
Tudo isso não seria um problema se essa grande tarefa assustadora fosse resolvida logo de manhã.
5. Crie uma lista “Trabalho concluído”
Outra abordagem interessante é ter uma lista de “trabalhos concluídos”. Esta é uma lista que inclui todas as tarefas que você já concluiu.
Imagine se você é alguém que coloca, em suas listas de tarefas, atividades que requerem uma ou duas horas para serem concluídas corretamente. Isso pode inspirar você a fazer mais se, depois de um dia útil, perceber o quanto conseguiu realizar ao longo do dia nesta lista.
6. Faça uma lista fácil de ver
Do papel colorido à publicação em um local óbvio, você sempre desejará que sua lista esteja em algum lugar onde possa ser vista com facilidade. Obviamente, não é necessário tê-la à sua frente o tempo todo, pois você pode criar estresse desnecessário. Mas deixar isso de lado ou próximo ao local de trabalho é uma boa ideia: isso permitirá que você dê uma olhada de vez em quando e saiba exatamente o que precisa ser feito.
7. Adicione elementos do jogo
Se caneta e papel não são a sua cara ao criar listas de tarefas, existem vários aplicativos que também podem orientá-lo. A melhor coisa dos aplicativos da lista de tarefas é que há mais espaço para criatividade, e alguns desenvolvedores incorporam jogos para torná-los mais divertidos.
8. Estabeleça prazos
Esta é uma filosofia antiga que ainda parece verdadeira. Por exemplo, suponha que você tenha sido designado para escrever um relatório e tenha uma semana para fazê-lo. Você provavelmente trabalhará nisso constantemente durante a semana. Ou se você for um procrastinador, você o adiará até a noite anterior e o concluirá apenas algumas horas após o limite de entrega.
Mas o que pode acontecer se você receber a mesma tarefa e tiver apenas uma hora para concluí-la? Você provavelmente terminará o relatório a tempo, mas priorizará os pontos principais e mais importantes e os destacará em vez de preenchê-lo com cotão desnecessário.
O ponto principal disso é que, com seus objetivos e itens em sua lista de tarefas, você vai precisar ter prazos . Quando se trata de fazer listas, minha sugestão é que você se dedique um dia para concluir as tarefas listadas lá. Isso é suficiente pressão e incentivo para você trabalhar duro nessas atividades.
9. Adicione tarefas quando terminar a lista
Outra estratégia para atender à sua lista de tarefas é atribuir tarefas mesmo quando você está trabalhando em outra coisa. Lembre-se de que isso não é algo que você deveria fazer agora, mas isso pode ajudar as pessoas que lutam para descobrir o que focar a seguir.
10. Sinta-se à vontade para revisar sua lista de tarefas
Dependendo da sua mentalidade, outra boa estratégia é examinar sua lista de tarefas e fazer as alterações necessárias. Se você estiver praticando a estratégia acima, pode haver uma chance de sua lista de tarefas ter aumentado e você pode definir expectativas irreais de que você pode terminar tudo em um dia.
11. Escreva tarefas, não metas
Você deve ter listas separadas para suas tarefas e objetivos. A ideia não é estabelecer metas.
Embora a lição de casa possa ajudá-lo a alcançar seus objetivos, esses objetivos são desejos muito maiores e não algo que você pode realizar no decorrer de um dia. Por exemplo, “aprender a falar francês” é um objetivo; no entanto, você pode dividir esse objetivo em uma tarefa dizendo “leia o conteúdo em francês por 15 minutos” ou “assista a um filme em francês”.
12. Mantenha listas de tarefas com palavras-chave
Faça uma lista que você poderá revisar rapidamente e saber o que precisa ser feito. Você faz isso concentrando-se nas palavras-chave de cada tarefa específica e sem precisar ler todas elas. Por exemplo, digamos que sua garagem esteja uma bagunça e você queira limpá-la. Em vez de escrever uma frase longa, mantenha-a curta e escreva algo como “limpe a garagem por 30 minutos” ou simplesmente escreva “garagem limpa”.
13. Você pode ter várias listas
Uma boa ideia é ter listas separadas para várias coisas, como metas, objetivos, tarefas diárias e tarefas. Outra maneira de melhorar é ter um sistema no qual você está consultando a partir de três listas:
– Uma lista principal
É aqui que estão seus objetivos a longo prazo, como mudar para uma nova casa, sair da dívida ou construir um negócio. São coisas que levarão um ano ou mais para serem realizadas.
– Uma lista semanal de projetos
Aqui você deve incluir todas as coisas que deseja alcançar até o final da semana. Essas são atividades que moverão lentamente a agulha em direção a alguns dos itens da sua lista principal. A partir do exemplo acima, essas metas podem estar fazendo pesquisas sobre como obter um empréstimo comercial, encontrar uma casa ou configurar uma conta poupança.
– Uma lista de urgências
Finalmente, essas são tarefas que devem ser realizadas hoje. Se eles estão relacionados às duas listas anteriores ou não, não importa. É aqui que as tarefas de alta prioridade são colocadas. Os exemplos podem estar ligando para pessoas específicas ou trabalhando em um projeto ou relatório a ser entregue em breve.
14. Não aumente a dificuldade de suas tarefas até estar pronto
Algumas das estratégias mencionadas podem parecer fáceis, mas exigem muita força mental. A motivação é incomum, e nosso cérebro está conectado ao processo de uma certa maneira. Se você está procurando uma mudança genuína e algo que permanecerá, o melhor princípio é manter as coisas simples e fáceis no início.
Pode ser uma chatice, mas muitas vezes você não percebe como esses pequenos passos podem desempenhar um papel crucial para começar a correr e perseguir seus sonhos. Não fique envergonhado se tiver que começar com tarefas simples para si mesmo. Mesmo voltando às suas tarefas diárias, como tomar banho, lavar roupas ou comprar comida, é uma boa maneira de começar.
Colocar esses itens na lista no início faz com que você sinta um dia produtivo. A partir daí, você pode desafiar-se com tarefas mais difíceis. Incorpore uma rotina de exercícios ou gaste meia hora em uma tarefa que significa algo para você.
15. Meça seu tempo
A última estratégia que pode ajudá-lo é medir seu tempo. Quanto tempo você leva para concluir uma tarefa específica? Você não precisa procurar detalhes, mas não se esqueça de gastar uma semana e obter o tempo médio gasto nessa tarefa.
Por que isso é importante? Esta informação pode ser dividida de duas maneiras.
A primeira maneira é usá-lo como um marcador para aumentar a eficiência. Dependendo da tarefa, você pode encontrar novas maneiras de obter os mesmos resultados em menos tempo.
Ele também permite que você saiba o que pode fazer em um determinado dia. Se você souber que leva cerca de uma hora para concluir sua rotina matinal, estará mais consciente de como se move nessa atividade.
Além disso, se você souber quais tarefas realizará no dia seguinte, poderá gerenciar melhor seu tempo, pois saberá aproximadamente quanto tempo levará para você fazer tudo.
