Embora as reuniões virtuais tenham se tornado uma necessidade na “economia COVID19”, as reuniões e apresentações presenciais estão lentamente começando a retornar.
Eles podem ter uma aparência um pouco diferente agora. Ainda assim, com planejamento adequado, expectativas e medidas de segurança, o impacto positivo de encontrar e construir relacionamentos pessoalmente pode ser retomado como um aspecto crítico do que torna o setor de vendas diretas tão único.
Muitas empresas e organizações dentro e fora do setor já estão redescobrindo a apreciação e o valor de reunir as pessoas em reuniões físicas.
Um estudo da Harvard Business School descobriu que reuniões cara a cara têm 34 vezes mais sucesso do que simplesmente usar e-mail.
Em um estudo da Forbes Insight, 85 por cento das pessoas disseram que constroem relacionamentos de negócios mais fortes e significativos durante reuniões e conferências pessoais.
Essas reuniões “permitem que os vendedores façam conexões pessoais, construam rapport e aprofundem relacionamentos”, diz um artigo no ResourcefulSelling.com sobre reuniões pessoais.
“As reuniões cara a cara também fornecem aos vendedores melhores oportunidades para esclarecer informações complexas, entender as situações e desafios dos clientes e negociar de boa fé com resultados positivos.”
A necessidade de não sufocar a comunicação
A linguagem corporal e as expressões faciais são essenciais para uma comunicação eficaz. Embora máscaras ou tiras de queixo sejam usadas em público, a comunicação por vídeo pode desconectar as pessoas e levar a mal-entendidos.
Manter uma comunicação clara em reuniões e conferências pode ser difícil. Ofereça às pessoas que você encontrar protetores faciais transparentes para que os participantes possam ver melhor as expressões faciais completas.
As máscaras também podem abafar as vozes, portanto, forneça microfones sempre que possível. Encontre outras maneiras de permitir que os participantes se comuniquem.
Use quadros de vídeo e quadros brancos com uma visão clara para que os participantes possam acompanhar e ter uma representação visual das apresentações.
Considere dar aos participantes pequenos quadros brancos e marcadores. Isso pode ajudar a aumentar a participação quando a proximidade física não for possível.
A realização de pesquisas ou sessões de perguntas e respostas também pode ajudar na participação.
Os 13 pontos a seguir para organizar reuniões pessoais seguras e eficazes podem ajudá-lo a se comunicar melhor com seu grupo de trabalho.
A Success Meetings, fornecedora de recursos de estratégia para reuniões e convenções, oferece estas dicas para estabelecer o planejamento, programação e segurança de alimentos e bebidas:
Agendamento e planejamento
1. Forneça aos participantes um saco de máscaras de marca, desinfetante para as mãos, lenços umedecidos e um abridor de porta sem contato. Isso ajuda as pessoas a se sentirem confortáveis e seguras ao entrar no evento.
2. Verifique a saúde dos participantes na entrada principal, monitore as temperaturas e pergunte sobre os sintomas de saúde. Faça com que os participantes respondam a uma pesquisa de saúde por e-mail antes do evento.
3. Coloque as estações de desinfecção uniformemente em todo o espaço do local para que os participantes não tenham que caminhar uma longa distância para desinfetar. Agende um tempo para limpar e desinfetar salas e equipamentos técnicos, como computadores e projetores, entre as reuniões ou sessões.
4. Evite encontrar gargalos de entrada alternando os horários de check-in e check-in no local.
5. Faça com que os participantes se inscrevam com bastante antecedência para determinar a capacidade da sala para sessões individuais.
6. Planeje as áreas para transbordar se os quartos atingirem sua capacidade máxima. Transmita os palestrantes ao vivo em salas lotadas ou considere transmitir o evento ao vivo nas telas do local.
Alimentos e bebidas
7. Buffets tradicionais de autoatendimento não são plausíveis no momento.
8. Tente servir alimentos embalados individualmente, como lanches, lanches e bebidas engarrafadas, em vez de jarras self-service.
9. Se você tem um bar, crie um menu de coquetéis em lote ou sirva vinhos em lata e cervejas em garrafa.
10. Para espaços ao ar livre, use food trucks espaçados para evitar que as pessoas fiquem em filas.
Organizando o lugar
11. Use grandes espaços para criar limites entre as configurações dos assentos. Grandes arranjos de flores nas mesas podem ajudar a criar espaço entre as pessoas. Se você não conseguir separar os assentos, coloque almofadas ou pôsteres não usados para bloquear os assentos apenas o suficiente para criar espaço.
12. Organize os assentos em mesas maiores para permitir o máximo de espaço. Arrume pequenas mesas com dois ou três assentos para encorajar reuniões menores.
Use espaços ao ar livre que deem aos participantes mais espaço para se espalharem.
Considere elementos de assento modernos, como iglus espaçosos ao ar livre, cabanas ou yurts para grupos menores se divertirem
