Como se comunicar e manter a calma durante o COVID-19

Os vendedores diretos estão em uma posição ainda mais exclusiva durante esse período desafiador. Por um lado, evoluímos significativamente como um canal na era digital e muitos dos nossos profissionais podem operar on-line e vender por meio de mídia social no futuro próximo.

Eles podem manter seus negócios crescendo enquanto mantêm contato com os clientes. Por outro lado, a venda direta ainda é, no fundo, a construção de relacionamentos pessoais – e isso é difícil quando estamos em quarentena e esperamos manter uma distância social de dois metros.

Aqui estão algumas dicas de comunicação sobre quando e o que comunicar aos seus funcionários, clientes, colegas, amigos, família e sim, até sua força de vendas independente, ao lidar com uma crise em rápida evolução e em constante evolução como o COVID-19:

  • Como uma empresa de relações públicas e comunicação de crises, vemos muitas organizações que querem esperar para dizer qualquer coisa até saberem que têm todas as informações e saberem exatamente a coisa “certa” a dizer. Em uma crise, é claro que, é claro que a obtenção dos fatos corretos é crucial, também recomendamos não sacrificar o bem pelo perfeito, em um esforço para se comunicar com seus públicos e partes interessadas mais importantes. Esses podem ser seus clientes, mas certamente são seus funcionários e talvez seu conselho de administração.
  • Em primeiro lugar, é importante se comunicar com antecedência e com frequência, mesmo que você não tenha todos os detalhes ou não tenha necessariamente atualizações substanciais ou numerosas. As pessoas, incluindo seus clientes e funcionários, que confiam em você com o trabalho e os meios de subsistência deles querem ouvi-lo. Além disso, na ausência de informações – mesmo que sejam as mesmas informações levemente atualizadas -, elas preencherão o vazio com rumores e especulações. Isso pode causar medo e até pânico.
  • Em tempos de crise, é fundamental tranquilizar o público que está ciente da situação, monitorar atualizações e compartilhar qualquer ação que você gostaria que eles realizassem. É sempre melhor começar reiterando que sua prioridade é a segurança e o bem-estar deles e de suas famílias. Obviamente, suas ações precisam fazer backup e apoiar esse sentimento.

Como você lida com o que está funcionando e o que não está? Aqui estão algumas dicas sobre como se comunicar com precisão e transparência:

  • Tempos difíceis desafiam nossa disposição de sermos abertos e transparentes. As melhores marcas e organizações estão dispostas a compartilhar abertamente o que está funcionando e o que não está. Eles estão constantemente solicitando novas idéias e soluções. Em seguida, recompensando essas sugestões – mesmo que não sejam as corretas para a época – para gerar uma cultura de abertura e franqueza.
  • Os melhores líderes e empresas também estão dispostos a admitir quando não sabem a resposta para uma pergunta, mas se comprometem a descobrir ou voltar quando souberem – e, é claro, fazê-lo. É muito melhor ser honesto e dizer “não sei” do que especular e retroceder mais tarde. Confiança é a chave.
Tempos difíceis desafiam nossa disposição de sermos abertos e transparentes. As melhores marcas e organizações estão dispostas a compartilhar abertamente o que está funcionando e o que não está. Eles estão constantemente solicitando novas idéias e soluções.

Planeje, planeje e planeje mais. A melhor maneira de garantir que você esteja se comunicando proativamente em uma crise em tempo real e contínua como o COVID-19 é começar a planejar o que está por vir.

Embora seja difícil pensar no futuro quando sua cabeça estiver baixa durante uma crise, precisamos. As melhores marcas e organizações estavam considerando e testando seus planos de continuidade de negócios e trabalhando com sistemas domésticos há 3 a 4 semanas. Agora, se não muito em breve, é a hora de começar a pensar sobre as consequências – como será a comunidade, o país e o mundo após a crise? Como sua marca sobreviverá, se recuperará ou prosperará? A continuidade dos negócios é uma coisa, mas com o impacto na economia, muitas empresas sofrerão impactos devastadores. Como a sua empresa vai contar a história quando o alívio dessa crise chegar?

Precisamos nos comunicar através do barulho. Aqui estão algumas ferramentas sugeridas para ajudar sua mensagem a passar:

  • Em tempos de crise, como agora, é melhor usar várias formas de comunicação. As pessoas têm tanta informação chegando até elas tão rápido. Se quiser que eles prestem atenção, considere as atualizações por e-mail enquanto planeja uma teleconferência semanal ou quinzenal. Faça as pessoas sentirem que você está em contato e em sintonia com elas, mesmo que todos estejam trabalhando em casa ou fora do escritório.
  • A mídia social também é uma ótima maneira de se comunicar com seus clientes, investidores e outras partes interessadas importantes que têm interesse em seus negócios. O vídeo é sempre atraente – se é curto.

Você pode estar se perguntando; como eu respondo se recebermos uma ligação de um repórter?

  • Não deve sempre haver um plano para lidar com a mídia. Uma crise é a hora de testar seu protocolo e processo de mídia. Se você não tiver um, obtenha um – o mais rápido possível. Pense em quem deve sempre ser o “centro da roda” – um departamento ou pessoa designada para trabalhar com a mídia. Todos devem saber em toda a organização que todas as consultas e divulgação da mídia devem passar por essa pessoa ou equipe. Sem exceções.
  • É fundamental que suas mensagens para a mídia se alinhem às mensagens que você está enviando para os públicos mais importantes – seus clientes, funcionários, líderes e conselho de administração. Mas as mensagens também devem ser personalizadas para cada público, mantendo a consistência. Pode parecer falso se você diz exatamente a mesma coisa com a mesma palavreada exata para todas as partes interessadas. E, no entanto, a consistência é fundamental.
  • Ao lidar com a mídia, também é imperativo planejar as principais mensagens que você deseja transmitir. Esta é a oportunidade da sua organização para contar sua história e dar o seu melhor. É preciso treinamento e prática para aprender a responder cuidadosamente as perguntas de um repórter, garantindo que você esteja compartilhando apenas as mensagens que planejou e praticou a comunicação.

Crayton Webb é o proprietário e CEO da Sunwest Communications, uma empresa de Relações Públicas e Relações Públicas com sede em Dallas, Texas. Anteriormente, foi vice-presidente de comunicações corporativas e responsabilidade social corporativa da Mary Kay, Inc.

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