O mundo da produtividade possui várias táticas ou truques para ajudá-lo a gerenciar seu tempo. A quantidade de técnicas de gerenciamento em sua programação para estratégias de desempenho é surpreendente e esmagadora.
Obviamente, para tornar as coisas mais difíceis para as pessoas, muitos desses métodos foram testados por várias pessoas que as apoiaram … Sistemas de lista de tarefas, Técnica Pomodoro, Lei de Parkinson …
Todas essas estratégias são grandes projetos à sua maneira, mas uma delas está acima de tudo: regra 80 20. Dos muitos, essa técnica específica tem sido mais utilizada e é considerada a mais útil para o desenvolvimento de gerenciamento de tempo e outros conceitos na vida.
Mas o que há de especial nessa regra? Como você consegue e como usa? Vamos explorar os detalhes.
Qual é a regra 80 20?
Muitas pessoas consideram essa regra como a regra 80 20, mas ela tem um nome próprio: o Princípio de Pareto. O método recebeu o nome de seu fundador, um economista italiano chamado Vilfredo Pareto, que o criou em 1895. Tudo começou quando Pareto percebeu que as pessoas da sociedade estavam divididas em duas “categorias”:
- Os “poucos vitais” que consistiam nos 20% principais em relação a dinheiro e influência.
- Os “muitos triviais”, também conhecidos como os 80% inferiores.
Ao investigar isso mais adiante, ele descobriu que essa divisão se aplicava não apenas ao dinheiro e à influência, mas também a outras áreas. Praticamente toda atividade econômica estava sujeita a observação prévia.
A análise é esta:
80% da riqueza da Itália naquela época era controlada por apenas 20% da população.
Desde o desenvolvimento dessa regra, a humanidade usou essa proporção específica em todos os tipos de situações. Mesmo que a escala nem sempre seja precisa, vemos que esse padrão se aplica a muitos setores e na vida. Exemplos são:
- 20% dos representantes de marketing gerarão 80% do total de vendas.
- 20% dos clientes representam 80% do lucro total.
- 80% da renda virá de 20% dos trabalhadores.
- E assim…
De qualquer forma, tenho certeza de que você pode entender por que as pessoas chamam essa regra de método 80 20 no Princípio de Pareto.
Em termos de como esse sistema específico funcionará para você, é uma questão de aplicar a norma em nossas vidas, como eu disse. Para vermos o sucesso, o objetivo é simples.
Precisamos configurá-lo de maneira que 20% de nossa contribuição nos dê 80% de nossos resultados.
Outra maneira de pensar é que dedicamos 20% do nosso tempo a atividades que nos dão 80% dos nossos resultados em qualquer área da vida.
Como a regra 80 20 funciona?
Para melhor explicar isso, vamos visualizar um pouco.
Em um mundo ideal:
- Cada funcionário contribuiria com a mesma quantidade de esforço para trabalhar.
- Todas as funções iniciadas para um aplicativo ou produto seriam igualmente apreciadas pelos usuários.
- Toda ideia de negócio que você pode imaginar seria um sucesso.
Nesse cenário, o planejamento seria muito fácil. Não seria necessário analisar nada ou se esforçar.
Mas essa não é a realidade.
Sim, o esforço é certamente um elemento, mas o que diz 80 80 é que tudo é desigual. Invista em 10 novas empresas e você descobrirá que apenas algumas passarão o segundo ano e gerarão lucros. Você está em um grupo de cinco pessoas e haverá uma pessoa fazendo mais trabalho que as outras.
Queremos que nossas vidas sejam sempre uma a uma em termos de entrada e saída, mas isso simplesmente não é verdade. Entender isso é essencial para entender como a regra 80 20 realmente funciona.
Então, como isso realmente funciona?
Você pode estar se perguntando e é bem simples. É uma questão de focar no que lhe dá mais lucro em sua vida com pouco tempo.
Voltando aos poucos exemplos que apresentei acima, considere o seguinte:
- Se duas novas empresas nas quais você investiu estão gerando lucros, concentre-se em ter uma mão mais direta e veja se você pode ajudá-las a prosperar mais.
- Se 20% dos representantes de marketing estão oferecendo 80% de suas vendas, concentre-se em recompensá-los e em manter o ânimo alto e motivado.
Esses cenários podem continuar indefinidamente, mas a idéia é colocar seus esforços em 20% que realmente estão fazendo a diferença em sua vida. Outro termo que é bom saber é a diminuição do benefício marginal .
Isso não ocorreu em Pareto, mas a lei diz o seguinte: cada hora extra de esforço ou trabalho adicionará menos “empurrão” aos seus resultados finais.
Eventualmente, você chegará a um ponto em que passará muito tempo com detalhes pequenos e sem importância. Semelhante ao perfeccionismo.
Antes de chegar a esse ponto, você deve se concentrar com o laser nos detalhes mais importantes. Da família e dos relacionamentos ao seu trabalho ou empresa. Priorize as atividades que o farão avançar. E tenha cuidado para adicionar mais tempo, esforço ou mais mãos a essas tarefas específicas no futuro.
Como tirar proveito da regra 80 20
Então, agora que você entende o padrão 80 20 e como ele funciona, qual é a melhor maneira de tirar proveito dele?
Dependendo de onde você aplica esse método, ele pode ser usado em todos os tipos de áreas.
Por exemplo, você pode aplicar essa técnica à definição de metas, como demonstra Brian Tracy.
Ou você pode aplicá-lo em termos de desempenho geral, conforme explicado no artigo intitulado O que é a regra 80 20 (e como usá-lo para aumentar a produtividade).
O núcleo desta metodologia é que ela nos obriga a fazer perguntas que não consideraríamos de outra forma. Está nos ajudando a focar nos lugares certos em relação a todas as coisas da vida.
Em resumo, a regra 80 20 nos coloca no comando de nossas vidas e nos ajuda a estabelecer nossos objetivos e sonhos. Com isso em mente, aqui estão algumas coisas que você pode considerar em relação a esse padrão.
É isso que você pode fazer para maximizar os benefícios do uso do método 80 20:
1. Concentre-se primeiro em suas grandes tarefas
Embora essa seja a essência da regra 80 20, ainda vale a pena mencionar. Porque Porque muitos de nós se sentem intimidados pela tarefa maior. Instintivamente evitamos e optamos pelas atividades menores primeiro.
Acreditamos que, se acumularmos tarefas concluídas o suficiente, nos sentiremos motivados a concluir o trabalho realmente bom mais tarde. Mas isso é uma falsa esperança no trabalho.
Quando terminamos muitas tarefas pequenas, nos sentimos exaustos ou nos dizemos que faremos isso no dia seguinte.
Em vez de fazer tudo isso, morda a bala e enfrente a maior tarefa primeiro.
Argumento isso desafiando você a se perguntar:
“A tarefa que estou prestes a realizar é os 20% principais das minhas atividades ou os 80% inferiores?”
Tenho certeza de que você viu repetidamente que você ou outros trabalhadores passam muito tempo em uma tarefa a maior parte do dia. Nesses tipos de problemas, você mal está avançando e não tem quase nada para mostrar. Isso é porque eles estão concentrando toda a atenção no trabalho de 80%.
Normalmente, grandes tarefas fazem parte de 20%.
Outra maneira de pensar sobre isso é que tudo o que fazemos inicia um hábito. Se gastarmos nossa energia todos os dias em tarefas de pouco valor, sempre daremos prioridade a essas tarefas.
2. Aplique isso em sua vida pessoal
Enquanto converso sobre negócios e estabelecendo metas, lembre-se de que você também pode usar esse padrão em outras áreas da sua vida.
Tire sua vida pessoal e faça a si mesmo algumas destas perguntas:
- Quanta televisão você assiste regularmente? Em que tipo de programa você está legitimamente? Essas perguntas podem ajudá-lo a reconhecer quais programas você está assistindo apenas para consumo. Ao aplicar a regra 80 20, você pode reduzir o consumo de vídeos da Netflix, TV ou YouTube e priorizar outras áreas da sua vida.
- Como é o seu armário em termos de cores? Você gosta de cores específicas? Saber o que você veste na maioria das vezes ajudará a encomendar seu guarda-roupa significativamente. Também economiza tempo para decidir o que vestir todas as manhãs.
- Quantos boletins você realmente lê? Esta pergunta pode ajudá-lo a descobrir quais boletins de inscrição e liberar muito espaço em sua caixa de entrada. Você também pode aliviar a pressão de verificar seus e-mails constantemente.
- Quanto tempo você gasta no seu telefone todos os dias? Quantas horas você está realmente fazendo algo significativo? Essas perguntas podem ajudá-lo a eliminar vários aplicativos que não estão ajudando você com seus objetivos. De fato, isso pode reduzir a necessidade de verificar seu telefone a cada momento.
Considerações finais
A regra 80 20 é o truque de produtividade que muitos de nós precisamos e por boas razões. Como você pode ver, isso ajudará você a se concentrar e a priorizar os aspectos mais importantes da sua vida.
Não apenas isso, mas também maximizará esses resultados ao mesmo tempo e garantirá que você não gaste muitas horas trabalhando neles. Tudo que você precisa é começar a fazer perguntas e agir.
